Einrichtung einer/s Programmbeauftragten "FooBar"

Vorstellung

Einleitung

Die Fachschaft veranstaltet seit einigen Jahren Veranstaltungen unter dem Namen "FooBar". Die Idee dieser FooBar-Events ist es, während der Vorlesungszeit zweiwöchentlich "kleine Socializing-Events" zu bieten, auf denen man "zu guter Musik [...] Kommiliton*innen kennen[lernen] und [sich] über Leben, Studium und Hobbys [austauschen kann]."

Aktuell ist die Organisation der FooBars so "strukturiert", dass sich in der Regel zwei Personen dazu bereit erklären, eine anstehende FooBar zu veranstalten. Dieses Organisationsteam (im Folgenden FooBar-Orga) kümmert sich dann um alle Aspekte der Durchführung, also Bestandsaufnahme, Helfendensuche, Einkauf, Werbung, Vorbereitung der Kasse, sowie weitere anfallende Aufgaben.

Problematiken

Als problematisch erweisen sich hier aktuell zwei Aspekte: die Werbung und die wirtschaftlich-organisatorischen Aspekte.

Werbung

Bei der Werbung wird häufig und zurecht kritisiert, dass diese (1) zu spät passiert, (2) uneinheitlich umgesetzt wird, (3) verwirrende Sonderbezeichnungen verwendet und (4) nicht die ganze Zielgruppe anspricht. (1) lässt sich dabei darauf zurückführen, dass die FooBar-Orga Teams nicht im Voraus, sondern häufig erst in den zwei Wochen vor der zu organisierenden FooBar bestimmt werden -- zum Teil sogar notgedrungen am Tag vor einer FooBar. Doch auch so ist Werbung ein komplexes Problem für FooBar-Orgas, da diese nicht notwendigerweise ausreichenden Kontakt zu dem FSR Team Öffentlichkeit haben, beziehungsweise mit diesem erst lange Werbung koordinieren müssen. Das sorgt für neben der weiteren Verzögerung der Veröffentlichung zusätzlich für (2). Weiterhin sorgt der aktuelle Aufbau häufig dafür, dass FooBar-Orgas arbiträre Sonderausgaben der FooBar ins Leben rufen. Obwohl das grundsätzlich nicht unerwünscht ist, ist dies nicht nur aufgrund von (3) problematisch. Da diese Sonder-FooBars häufig auch mit größerem Vorlauf von erfahrenen FooBar-Orgas organisiert werden, sind diese in der Außenwahrnehmung überrepräsentiert. So gab es im letzten Jahr auf Instagram nur eine Ankündigung für eine reguläre FooBar. Davon abgesehen wurde eine Gothic FooBar, eine Halloween FooBar, eine FooBar Nikolaus Edition und zuletzt eine Sommer FooBar (im April!) angekündigt. Zuletzt sollen FooBars nicht nur Studierende, sondern auch (nicht-)wissenschaftliche Mitarbeitende und Professoren ansprechen. Besonders letztere haben gegenüber fachschaftsaktiven geäußert sie würden sich nicht selbst einladen wollen (obwohl sie explizit eingeladen sind!) und wenn seien Ankündigungen zu kurzfristig gewesen, was (1) und (4) bekräftigt. Es scheint also offensichtlich, dass es ein vereinheitlichtes Werbekonzept für FooBars geben sollte.

Wirtschaftlich-Organisatorische Aspekte

Weiterhin sind die wirtschaftlich-organisatorischen Aspekte häufig herausfordernd. Zunächst ist es immer erforderlich, dass FooBar-Orgas bei den Kassenwärten um die Vorbereitung einer Kasse bitten. Das ist weder effizient noch ausreichend dokumentiert. Weiterhin sollte dies auch nicht nötig sein, da aufgrund des rigiden zweiwöchigen Rhythmus auch eine initiative Vorbereitung seitens der Kassenwärte passieren könnte, würde man sie im Voraus vernünftig über diesen informieren. Darüber hinaus muss vor jeder FooBar eine Bestandsaufnahme gemacht werden, bevor der ohnehin umständliche Prozess des Einkaufs angegangen werden kann. Auch dies sollte nicht nötig sein, weil die FooBar-Orga der vergangenen FooBar den aktuellen Zustand einfach dokumentieren könnte.

Lösungsvorschlag

All dies spricht dafür, dass die Organisation von FooBars als Einzelevents nicht sinnvoll ist und anstelle dessen die gesamte Veranstaltungsreihe betrachtet werden sollte.

Das jedoch wäre eine nicht zumutbare Aufgabenlast für eine Person. Auch von einem festen Team ließe sich dies nicht adäquat umsetzen, da dies im Rahmen der Arbeit des FSR Team Events sonst bereits abgedeckt wäre -- immerhin machen FooBar Events einen Großteil der von der Fachschaft veranstalteten Events aus.

Daher empfiehlt sich die Einrichtung eines Postens "Programmbeauftragte:r FooBar". Die programmbeauftragte Person soll dabei nicht die einzelnen Events organisieren, sondern vielmehr als Meta-Orga fungieren. Ihre Aufgabe ist es die FooBar Events für jeweils ein Jahr zu überschauen, zu planen und FooBar-Orgas mit der konkreten Umsetzung zu beauftragen. Weiterhin ist sie für die Werbung und Sonderausgaben verantwortlich, wobei das FSR-Team Öffentlichkeit die gewünschten Werbematerialien (in sinnvollem Rahmen) ohne Intervention verbreitet. Zuletzt ist sie für die Dokumentation, sowohl von den Prozessen als auch von Lagerbeständen und Co. zuständig. So ist es in Zukunft auch möglich genauere Aussagen über Einnahmen und Ausgaben und daraus resultierend dem Erfolg einzelner FooBars zu treffen.

Der FSR sollte sich in diesem Zuge bereiterklären die programmbeauftragte Person nach besten Möglichkeiten zu unterstützen und ihr möglichst große Handlungsautonomie zuzusichern, um eine möglichst einheitliche und reibungslose Umsetzung zu ermöglichen -- insbesondere für den Fall, dass die Person selbst nicht im FSR ist. Insbesondere sollte es der Programmbeauftragten möglich sein Verhaltensregeln für FooBar-Orgas auszusprechen (etwa ein Verbot von Alkoholkonsum, analog zu der von Karaoken).

Dieser Posten ist dabei für genau eine Person einzurichten, um klare Verantwortlichkeiten sicherzustellen. Der Person steht es jedoch natürlich frei Teile ihrer Aufgaben zu delegieren, sofern sie weiter selbst für die Ausführung verantwortlich bleibt und als zentrale Ansprechperson dient.

Ziel/Gewünschte Entscheidung am Ende der Diskussion/des TOPs

Der FSR beschließt die Organisation der Veranstaltungsreihe "FooBar" an eine programmbeauftragte Person zu delegieren. Die Person für die erste Amtszeit sollte dazu ermittelt und in einem zweiten Beschluss bestimmt werden.

Beschlussvorlage

Beschluss zur Bestellung einer programmbeauftragten Person:

Der FSR beschließt den Posten eines/einer Programmbeauftragten für die Veranstaltungsreihe "FooBar" einzurichten. Die Aufgaben sowie die daraus resultierenden Pflichten des FSR sind dem Protokoll zu diesem Beschluss zu entnehmen. Die Beauftragung ist durch den FSR zu beschließen und läuft jeweils ein Jahr, außer der FSR beschließt vor Ablauf dieser Zeit eine neue Person.

Bei Annahme, Beschluss zu erster programmbeauftragter Person:

Der FSR bestimmt $PERSON als programmbeauftragte Person für die Veranstaltungsreihe "FooBar" für das Sommersemester 2024 und das Wintersemester 2024/2025.

Checkliste

• Ich habe die obigen Hinweise gelesen, verstanden und beachtet.
• Wenn ich Geld brauche: Ich habe mindestens ein Angebot herausgesucht und im TOP vorgestellt sowie bei mehr als 50 € mit dem Finanzreferenten gesprochen.
• Wenn sich aus diesem TOP eine Aufgabe ergibt (z.B. etwas anschaffen, aufbauen, veranstalten etc.): Ich erkläre mich bereit, Verantwortung für die Durchführung zu übernehmen oder habe eine andere Person im TOP genannt, die sich entsprechend bereit erklärt. Dies ist nur für FSR-Menschen relevant.